SaaS: cos'è, come funziona e perché lo paghi già ogni mese

SaaS: cos'è in parole semplici

Un SaaS è un software erogato come servizio. Non compri una licenza da installare sui tuoi computer: apri il browser, entri con nome utente e password, e usi un programma che vive sui server di chi lo produce. L'aggiornamento lo fa il fornitore. Il backup lo fa il fornitore. La sicurezza, in teoria, la fa il fornitore. Tu paghi un canone, mensile o annuale, quasi sempre per utente.

Il contrasto è con il software di una volta, quello «on-premise»: il CD, la licenza perpetua, il server in azienda con qualcuno che lo tiene in vita. Il SaaS ha vinto per un motivo semplice: ha tolto di mezzo il server sotto la scrivania, e con lui la persona che doveva ricordarsi di fare i backup.

Vale una precisazione che evita un equivoco frequente: «cloud» e «SaaS» non sono sinonimi. Il cloud è il posto dove il software gira — server di qualcun altro invece dei tuoi. Il SaaS è il modello commerciale con cui lo paghi — abbonamento invece di licenza. Un software su misura può girare in cloud ed essere tuo; un SaaS gira sempre in cloud ma non è mai tuo. La differenza sembra sottile, ma è esattamente quella che conta quando si decide cosa comprare e cosa costruire.

Li paghi già: gli abbonamenti software che hai attivi ora

Facciamo l'esercizio. Nell'estratto conto cerca gli addebiti ricorrenti: Microsoft 365 o Google Workspace per posta e documenti; la piattaforma di fatturazione elettronica; le videochiamate; la firma digitale; il CRM, se ne hai uno; lo strumento di grafica che usa il marketing; la piattaforma dell'e-commerce; molto probabilmente il gestionale stesso, se è in cloud. Una PMI media ne ha tra otto e quindici attivi contemporaneamente.

Il problema non è che siano tanti. È che quasi nessuno sa quanto pesano tutti insieme, chi li usa davvero e quali si sovrappongono. Sotto ognuno di quei servizi c'è un archivio dei tuoi dati — se vuoi capire cosa significa, abbiamo spiegato cos'è un database in parole semplici — e quegli archivi, sparsi in dodici fornitori diversi, non si parlano tra loro. Il primo compito di chi vuole mettere ordine non è scegliere un software nuovo: è fare l'inventario di quelli che paga già.

Come funziona il modello: perché non possiedi niente

Tecnicamente il SaaS funziona così: un'unica installazione del software serve migliaia di aziende contemporaneamente, ognuna con i propri dati separati. Si chiama «multi-tenant», ed è il motivo dei prezzi bassi: il fornitore sviluppa una volta e vende infinite volte.

La conseguenza per te è che non possiedi il software: possiedi un contratto. Se smetti di pagare, smetti di usare. I dati restano tuoi per legge, ma stanno da loro — e la clausola che regola come li riporti a casa è quella che quasi nessuno legge prima di firmare. Gli aggiornamenti arrivano automatici, il che è comodo finché il fornitore non cambia l'interfaccia che i tuoi venti dipendenti conoscevano a memoria. La roadmap la decide lui, non tu. E il prezzo per utente cresce insieme all'azienda: il SaaS che costava poco con cinque persone costa dieci volte tanto con cinquanta.

Vantaggi veri e limiti veri del SaaS

I vantaggi sono reali e vanno detti senza ironia: parti in un giorno, il costo iniziale è zero, non hai server né persone IT da tenere, aggiornamenti e sicurezza sono inclusi, lavori da qualsiasi posto. Per la posta, la fatturazione o le videochiamate non esiste alternativa sensata.

I limiti sono altrettanto reali, e nessun venditore te li elenca:

• Fai come fa il software. I tuoi processi si adattano al SaaS, non il contrario. Se il tuo modo di lavorare è standard, va bene; se è il tuo vantaggio competitivo, lo stai appiattendo.
• I canoni si sommano. Dodici abbonamenti da poco fanno una cifra seria ogni anno, per sempre, e nel tempo superano ampiamente il costo di un software di proprietà.
• Dipendenza. Il prezzo che sale, la funzione che sparisce, il fornitore acquisito da un concorrente: sono eventi normali, e tu li subisci.
• Dodici isole. Dodici SaaS diversi sono dodici archivi che non si parlano: il cliente inserito nel CRM va reinserito nella fatturazione, e così via.
• I dati fuori casa. Non è necessariamente un male, ma va saputo: dove risiedono, in quale Paese, con quali garanzie.

Un conto che vale la pena fare: prendi il canone annuo complessivo dei tuoi abbonamenti e moltiplicalo per cinque. È quello che avrai speso senza possedere niente, per strumenti che tra cinque anni saranno più cari di oggi. Non è un argomento contro il SaaS — per la maggior parte di quegli strumenti resta la scelta giusta — ma è il numero che rende ragionevole una domanda: quali di questi valgono davvero il prezzo, e quali stanno solo lì perché nessuno li ha mai disdetti?

Comprare un SaaS o costruire il proprio: quando conviene l'uno o l'altro

La regola che usiamo con i clienti è una sola: compra dove sei uguale agli altri, costruisci dove sei diverso. Posta, fatturazione, videochiamate, firma digitale: compra, sempre. Sono processi identici in ogni azienda del mondo e nessuno ha mai battuto un concorrente perché aveva la posta migliore.

Il processo che ti fa vincere è un'altra storia: il tuo modo di gestire le commesse, i listini a tre dimensioni, la produzione che nessun pacchetto prevede. Se lo pieghi a un SaaS generico, perdi esattamente ciò che ti distingue. I segnali che il SaaS non basta più sono sempre gli stessi: tre o più fogli Excel «di appoggio» che vivono accanto al software, la funzione che serve «in roadmap» da due anni, l'integrazione col gestionale che non esiste, il canone che è diventato una voce di bilancio. A quel punto la strada è una sviluppo web app su misura: un software che vive nel browser come un SaaS, ma è costruito sui tuoi processi ed è tuo.

Il tuo SaaS come asset: quando ha senso svilupparlo

C'è un rovesciamento che vale la pena considerare. Se il software che ti serve non esiste sul mercato, probabilmente non esiste nemmeno per gli altri del tuo settore, che hanno lo stesso problema. Il software costruito per la tua azienda può diventare un prodotto: molti gestionali verticali oggi in vendita sono nati esattamente così, in-house, in un'azienda che si è stufata di aspettare.

Due cautele, da chi lo vede accadere. Primo: prima si valida la domanda con una versione minima, poi si costruisce la piattaforma — mai il contrario. Secondo: un prodotto va mantenuto, assistito e venduto, ed è un mestiere diverso dal tuo. Ma la conclusione resta: il SaaS è una scelta da fare consapevolmente, non un default. Il fatto che sia comodo abbonarsi non significa che sia sempre la scelta giusta.

Le domande più comuni